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    引言: 追求简单,解决效率低落问题(“我从早忙到晚,但是没有一件事情是完成的我这么的拚命,结果却是白忙一场,没有什么成果感觉自己一直)
 

 

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让工作变简单的10种方法
“我从早忙到晚,但是 没有 一件事情是 完成 的. 我这么 的拚命,结果却是 白忙 一场,没有什么成果. 感觉自己 一直被工作追着跑. 我到底[在]忙些什么呢?”你 的忙乱不是 因为工作太多,而是 因为没有重点.目标不清楚,所以才让工作变得愈来愈复杂,时间愈来愈不够用.

  追求简单,解决效率低落问题 【关注焦点:女人为何爱挽男人的手

  你 的 一天只有1440分钟,你能完成多少 的工作?[在]信息庞杂.速度加快 的职场环境,我们必须[在]愈来愈少 的时间内,完成愈来愈多 的事情. [在]比如今愈趋复杂与紧凑 的工作步调中,“保持简单”是 最好 的应对原则. “简单”来自于清楚 的目标与方向,你知道自己该做哪一些事.不该做哪一些事. 这正是 生涯顾问专家比尔?詹森(billjensen)给所有工作者 的衷心建议. 【健康导读:试解女孩恐水梦境 源自幼年对死亡担心

  2百1年,詹森出版第 一本书«简单就是 力量»(simplicity),甫上市立即登上«纽约时报»(newyorktimes) 的畅销书排行榜,引起热烈 的回响. 今年11月,他再度推出最新著作«简单工作,成就无限»(thesimplicitysurvivalhandbook),更得到«出版人周刊»(publishersweekly) 的推荐. 【扩展阅读:常做噩梦心理有问题?

  目前担任沟通管理顾问公司詹森集团(jensengroup)总裁兼执行长 的比尔?詹森,自1992年开始至今,持续进行 一项名为“追求简单”(thesearchforsimplerway) 的研究调查,长期观察企业员工 的工作模式,探讨造成工作过量.效率低落 的原因. 最初 的调查对象包括来自460家企业 的25百名人士,持续至今已经扩大到1千家企业,人数达到35万人,其中包括美国银行(bankofamerica).花旗银行(citibank).默克(merck).与迪士尼(waltdisney)等知名 的大型企业.

  这次詹森将“简单” 的概念运用到日常 的工作实务上. 根据他多年 的研究调查结果,现代人工作变得复杂而没有效率 的最重要原因就是 “缺乏焦点”. 因为不清楚目标,总是 浪费时间重复做同样 的事情或者是 不必要 的事情;遗漏关键 的讯息,却浪费太多时间[在]不重要 的讯息上;抓不到重点,必须反复沟通同样 的 一件事情.

  “少做 一些,不是 要你把事情推给别人或者是 逃避责任,而是 当你焦点集中.很清楚自己该做哪一些事情时,自然就能花更少 的力气,得到更好 的结果,”詹森[在]接受最新 一期 的«快速企业»(fastcompany)杂志访问时比如此说道. 换句话说,目标清楚.掌握重点.做好沟通,是 简单工作 的不二法门.

  以下我们整理出10种最实用 的简单工作 的方法,提供给你作为参照.

  1.问清楚工作 的目标与要求,可避免重复作业与减少错误 的机会

  通常 的情况是 ,你不知道自己应该做什么:这个目标对你 的工作会有什么样 的影响?这个目标对你 的意义是 什么?当你厘清所有 的问题后,再开始工作.

  你必须理清 的问题包括:

  ――我现[在] 的工作必须做出哪一些改变?

  目标清楚不是 要对方跟你解释公司 的目标或者是 策略,而是 这个目标对你 的意义是 什么,公司 的目标与你个人目标之间 的关联是 什么. 比如果老板重新设定公司未来 一年 的营运策略与目标,你可以问说:“我 的工作目标应该做出哪一些调整?是 否有必要改变现[在] 的工作方式?”

  举例来说,比如果公司预计提升10% 的营业额,那么行销部门必须达成什么样 的部门目标或者是 个别业务员必须达到多少 的业绩,才能完成公司整体 的目标.

  ――可否建议我,要从哪一个地方开始?

  你要知道 的不是 工作细节 的问题,而是 要确定大致 的方向与优先级. 例比如,应该先确认好哪一些事项,才能开始进行后续 的作业;哪一些事情应该排[在]最后,以避免其它流程 的变动而必须 一再 的重做;各项流程之间应比如何协调与整合等等.

  ――我应该注意哪一些事情,避免影响目标 的达成?

  可以寻求主管 的建议,[在]过程中有可能犯下哪一些错误或者是 疏失,应该要比如何避免;根据过去 的经验,曾经发生过哪一些意料之外 的情形,必须预做准备. 这样可以大幅减少不必要 的错误尝试,当然更能增加成功 的机会.

  ――有哪一些可用 的工具与资源?

  你应该先解公司有哪一些既有 的资源可以应用,可以寻求哪一些支持,这样才能更有效规划自己 的时间以及工作进度.

  2.懂得拒绝别人,不让额外 的要求扰乱自己 的工作进度

  对于很多人来说,拒绝别人 的要求似乎是  一件难上加难 的事情,你总是 担心:

 ――会不会因此丢工作?

  ――我与同事之间 的友谊是 否就此结束?

  ――老板有可能接受吗?

  拒绝 的技巧是 很重要 的职场沟通能力. 只有你最清楚自己 的工作情况,你必须对自己负责,管理自己 的时间与工作,不应让别人 的额外要求,让自己陷入忙乱 的局面.

  [在]决定你该不该答应对方 的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或者是 不想要做什么?什么对我才是 最好 的?”你必须考虑,比如果答应对方 的要求是 否会影响既有 的工作进度,而且因为你 的拖延而影响到其它人?而比如果你答应,是 否真 的可以达到对方要求 的目标?

   一旦有决定之后,该怎么拒绝呢?比如果是 比较熟识 的同事.朋友,或者是 完全不相识 的人,最好是 直接当 的说:“抱歉,帮不上忙,”或者是 “现[在]真 的很忙,抽不出时间. ”不要多费唇舌,也不需要解释 一堆 的理由,只要简单 的 一两句话就可以. 而且必须[在]当下直接回绝,不要拖延 一两天才说出你 的决定. 不要考虑太多,宝贵 的时间应该花费[在]以下提到 的另 一种情况.

  比如果是 面对客户或者是 比较不熟识 的其它部门同事,就应该采取比较间接委婉 的方法. 你要考虑 的问题是 :要比如何响应才能维持更好 的关系,建立未来合作 的基础?

  首先,你要说明为何无法答应 的原因,并表示你 的歉意. 然后,最重要 的是 帮助对方找到另 一个更好 的解决方法,有没有可能找到其它人帮忙. 让对方觉得你不是 [在]推卸责任,而是 真 的想帮助他解决问题.

  这时候 的回答不再是 “是 ”与“否” 的问题,而是 沟通与对话 的过程. 你不是 拒绝对方,而是 与对方沟通解决 的方法. 沟通 的过程也同样让对方解你实际 的工作情况,而不会无缘无故 的 一再找上你,请求你 的帮忙.

  3.主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻工作负担

  “手边 的工作都已经做不完,又丢给我 一堆 的工作,实[在]是 没道理. ”但是 有没有可能问题是 出[在]你自己身上?你有没有适当 的反应真实 的情况?比如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多 的事情. 况且,他可能早就不记得之前已经交待你太多 的工作. 老板其实是 需要被提醒 的.

  你当然不可能同时完成这么多 的工作,为什么不主动 的帮助老板订出工作 的优先级. 你不是 不做,但是 凡事有先有后. 你可以事先衡量哪一些工作可以为公司带来最大 的效益,必须优先处理. 然后列出手中有哪一些工作正[在]进行,需要哪一些支持才能[在]期限内完成.

  当你做好以上 的准备时,再开始与老板面对面讨论,你可以问说:“未来几天或者几星期内必须先达成哪一三个目标?”或者是 直接告诉他:“我已经先排定未来几天应该要优先完成 的工作项目,想听听你 的建议?”总而言之,把短期内应该先完成.而且你有能力完成 的工作项目确定下来. 这样不仅可以减少自己 的工作负担,更可以提醒老板,让他解你 的实际工作量.

  最后提醒 一点,讨论 的过程中必须时时站[在]主管 的立场思考,体谅他所面临 的压力. 你该做 的是 协助主管解决问题,而不是 把问题推给主管. 当然,更不应该自己承受问题.

  4.报告时要有自己 的观点,只需少量 的信息即可让老板感到满意

  多数人[在]向主管或者是 老板报告时,总是 担心信息不够多,“万 一老板问起来,答不出来,该怎么办?”根据商业心理顾问公司(psychologyforbusiness) 的心理学家约翰?维佛(johnweaver)所进行 的研究显示,有10%到15% 的人[在]面对老板时会有恐惧 的心理,而且比如果向老板报告时手中 的资料不够多,感到恐惧 的人数比例又会更多.

  其实,这种担忧是 多余 的. 太多 的信息会变得没有重点,比如果又缺乏解释,对于老板 一点帮助也没有. “内容精简.切中要点,最重要 的是 能够帮助我快速 的做决策,”这是 詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容 的要求时,所得到 的 一致结论.

  你要做 的是 利用重要 的信息或者是 数据提出解释, 一定要有自己 的观点,而不是 模棱两可 的描述. 比如果你是 老板 的话,你会做出什么样 的决定:新产品上市 的最佳时机是 什么时候?该不该跟随竞争对手降价,还是 要逆势操作?

  此外,向老板报告时,要能精准 的掌控时间,你要有心理准备,[在]报告 的过程中必定会被打断,老板可能得先接个电话,或者是 提出 一些问题,必须花时间说明与讨论. 所以,比如果你有30分钟 的时间,只要准备10分钟 的报告内容,不仅可以避免超出时间,而且可以替老板省下更多 的时间,更能显现出你 的工作效率.

  比如果报告 的主题是 关于长期 的规划,要记住:过去以及未来 的90天是 最重要 的. 比如果你要制作10页 的演示文稿,报告未来 一年 的年度规划,未来90天 的计划应该占9页 的内容,需要详细 的说明,至于其余 的部分只要1页就可以.

  此外,比如果你希望得到老板 的支持,必须清楚.直接.而且是 简明扼要. 不要让老板觉得你只是 想偷懒,把责任推给老板. 举例来说,比如果你希望老板支持你 的提案,你应该条列已经完成 的工作项目,而后提出未来30到60天之内需要老板协助 的事项:例比如,他可能要参加哪一些会议.参加会议 的人员有哪一些.他需要公开向所有员工宣布哪一些事项等等.

  5.演示文稿时增加互动 的机会,可缩短演示文稿 的内容与报告 的时间

  powerpoint 的发明,让我们有更方便 的沟通工具,但事实上也占据不少 的工作时间. 平均每 一年平均每 一个人制作 的演示文稿数目不断 的[在]增加,制作演示文稿所要花费 的时间也是 有增无减. [在]詹森 的研究调查中,最高 的纪录是 ,25分钟 的议程总共有108页 的powerpoint. 有多少人能记得108页 的内容?

   一份好 的演示文稿,必须能产生影响力,改变对方 的决定. [在]制作演示文稿时,我们时常忘听众 的存[在]. 真正成功 的演示文稿[在]于清楚而正确 的传达讯息,创造沟通与对话 的机会,进而让对方因为你 的演示文稿内容而改变思维.决策.或者是 行动....   下一页
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